规范办公用品管理制度

中英合作项目NVQ

——帮助企业行政人员解决办公用品管理混乱局面

    （北京新现代学校是中英合作项目NVQ授权定点培训单位，NVQ考试现场考评部分<占总体考试50%比重>由新现代专职资深教师组成考评小组进行考评。）   >>关于NVQ……

    很多企业都存在办公用品管理混乱的情形，办公用品如果长期管理不当，久而久之会对企业内部管理制度、运营成本、企业形象及外部竞争力等造成重大负面影响。以下是某一公司人事管理人员对公司管理制度混乱的抱怨，诸如此类的案例在现代企业中绝非罕见。

    “各位同行前辈，你们好，我是刚步入人事管理行业的新生，现在碰到一个棘手的问题不知道怎么去处理，特请教！这个月的办公用品使用大大超过了预计，老板大发雷霆。纸张用的超多，他建议在复印机和打印机上给每人设立密码，但我觉得不是很容易操作。还有笔等消耗品总是很混乱，工程部的经常出差,笔都是随手乱丢，没有就领,不给领就随手拿其他同事的，这样恶性循环……”

    以下为对该案例简要分析与解答以及制定办公用品的消耗品规范管理制度的相关要点：

（以下案例仅从侧面反映NVQ培训效果，案例分析及规范要点不代表NVQ统一规范要求；深入了解NVQ，请点击>>关于NVQ……）

简要分析（个案观点）：

1、造成目前这种状况的原因，应该是内部管理不善，制度执行不利造成的。因此，首先要与老板沟通，找出问题的根源，取得老板对改变这种状况的支持。请记住，老板的支持至关重要。

2、制定完善的管理规定，加大制度的执行力。不妨制定办公用品领用管理规定，这也是企业管理制度的一部分。制度制定后，就要严格执行，不能流于形式。

3、在管理规定制定的过程中中，对每月各部门的办公用品领用要有量的规定。测算依据可根据各部门前三年的平均数来决定。同时，制定明确的打印和复印登记制度，减少不必要的浪费。

4、办公用品预报制度。可以季度为单位，要求各部门在本季度上报下一季度所需办公用品的种类和数量，办公室统一办理。这样，一方面可以统筹整个公司的办公用品采购计划，集中采购；另一方面可以根据计划来安排领用，减少库存积压。

5、将办公用品领用纳入到对各部门的考核中，由于办公用品使用而产生的费用记入各部门的费用中。对办公用品的使用采取节约有奖，超支有罚的办法管理。根据预算，对节约的，按节约额的一定比例提奖；对超支的，按超支额的一定比例记罚。

办公用品——办公消耗品管理规定要点

第一条    本公司为加强对办公消耗品的管理，特制订本规定。

第二条    办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。

第三条    办公消耗品一年的消耗限额为x万元；各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。

第四条    办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。

第五条    总务部必须把握耗品在正常情况下每月平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与

采购时间，以最小的采购量，满足日常事务运营对消耗品上的基本需求。

第六条    对于特殊场合作用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过x万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总裁。

第七条    在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至总务部，并附上委托订制或订购申请单。之后，总务部在其责权范围内，审核新格式是否合适，订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。如果通过审核，还必须就是否由本公司自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。

第八条    向总务部领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时申请者以及其部门主管和须加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。

第九条    局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。

第十条    总务部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总裁作出报告。

（案例仅从侧面反映NVQ规范培训效果，案例分析及办公消耗品规范要点不代表NVQ统一规范要求；深入了解NVQ，请点击>>关于NVQ……）

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